Kolmen kunnan yhteishanke etänä – Miksi onnistuimme? Mitä uutta opimme?

Maaliskuussa 2020 olin innoissani osallistumassa Kuntien Tieran kumppanina Kalajoen ja Kuusamon kaupunkien ja Taivalkosken kunnan yhteiseen tiedolla johtamisen Vihdoinkin! -hankkeeseen, jossa tehtävänä hankkeen alussa oli kartoittaa nyky- ja tavoitetilat sekä laatia ylätason tiekartta. Hankkeen osallistujien tiedolla johtamisen lähtötilanteet ja tavoitteet vaihtelivat. Siksi haastatteluilla ja verkkokyselyllä oli merkittävä rooli näkemysten ja tiedon keräämisessä.

Hankkeen alussa pidimme hankkeen avainhenkilöiden kanssa perehdytystilaisuuden ja ensimmäiset haastattelut kohdaten henkilöt kasvotusten. Tämän jälkeen uusi normaali alkoi. Koronapandemian takia osaltani kaikki matkustaminen ja fyysiset kohtaamiset peruttiin. Hankkeen tavoitteita ei muutettu. Siirryimme vain etätyöskentelyyn.

Hankkeen aikana maaliskuun ja lokakuun 2020 välisenä aikana pidimme arviolta 20 haastattelua, 90 projektipalaveria ja 12 kuntien sisäisiä ja kaikkien kuntien yhteistä työpajaa, kaikki etänä. Tärkeintä oli, että saavutimme hankkeen tavoitteet.

Haasteita ja epäilyjä muuttuneessa tilanteessa

Koronatilanteen pahentuessa aloin epäillä, onnistummeko hankkeessa. Suunnitelman mukaan pyrimme pitämään kaikki työpajat fyysisesti siten, että kuntien eri toimialojen avainhenkilöt pääsevät osallistumaan pajoihin paikan päällä, jolloin vuorovaikutus on luontevinta. Miten homma olisi nyt tarkoitus hoitaa? Miten etänä työskennellessä työpajoissa ja kokouksissa saadaan kaikkien ääni kuuluville ja yhteinen näkemys luotua? Jääkö hankkeen lopputulos puolitiehen? Saammeko aikaiseksi vain ns. koronaversion?

Mitä samaa on työskentelytavoissa ennen koronaa ja sen aikana?

Koronan aikana hankkeen tavoitteita ei ollut syytä muuttaa, ainoastaan työskentelytapa ja vuorovaikutus muuttuivat. Hankkeen tulokset, välitavoitteet, aikataulut ja resursointi oli määritelty hankesuunnitelmassa. 

Hankkeissa ennen koronaa, sen aikana ja jopa sen jälkeen suuri haaste on saada kaikki osapuolet osallistumaan. Nyt keinot olivat erilaiset ja monille etäosallistuminen sopikin paremmin ja auttoi heitä helpommin saamaan näkemyksensä esille. 

Etähankkeen kokemuksia, oppeja ja hyviä käytäntöjä

Hankkeen aikana monet etätyöhön liittyvät opit ja olettamukset vahvistuivat. Ohessa on kuvattu hankkeessa havaittuja etätyöskentelyyn liittyviä asioita:

Etätyöskentelykulttuuri on jo olemassa

Hankkeen aikana huomasin, että etätyökulttuuri oli hyvin omaksuttu hankkeen kunnissa ja työskentelyn fokus oli itse asiassa, ei etätyöskentelyvälineissä tai teknologiassa. Digiloikka konkretisoitui ihmisten arjessa yllättävän nopeasti. Ihmiset pystyivät ohjaamaan itseään. Tässä auttoivat hankkeen selkeät tavoitteet. Kaikki tietävät, mistä oli kyse ja mihin pyrittiin.

Etätyöskentelyssä toimivat samat pelisäännöt kuin lähityöskentelyssäkin. Jokaisella kokouksella ja työpajalla on oltava tarkoituksensa eli pyritään saavuttamaan jotain yhteistä. Tämä pitää selkeästi kutsun yhteydessä ilmaista. Ihmisillä ei ole vieläkään aikaa turhiin kokouksiin, joita ei ole valmisteltu etukäteen. Toisaalta ihmiset kaipaavat vapaamuotoisia yhteisiä hetkiä. Näillekin pitää löytää aikaa ja paikka, kuten yhteiset aamukahvit verkossa.

Ihmisten välinen vuorovaikutus on aitoa myös etänä

Projektin aikana monet henkilöt olivat tiiviisti tekemisissä toistensa kanssa. He eivät välttämättä koskaan tavanneet toisiaan. Silti vuorovaikutus oli luontevaa ja luottamus ihmisten välille syntyi. Tässä auttoi hankkeeseen osallistuneiden yhteinen kuntatausta ja myönteinen asenne. 

Etätyöskentelyn osaamiseen ja sitoutumiseen kannattaa panostaa

Etätyöpajoihin ja -palavereihin osallistuneet eivät osanneet aina käyttää etätyöskentelyohjelmistojen (MS Teams) kaikkia ominaisuuksia hyväkseen. Joskus osanottajia piti opastaa esim. näyttöjen jakamisessa tai mikrofonin mykistämisessä. Tässä on pieni lisävalmennuksen paikka.

Suurin haaste oli ihmisten tarkkaavaisuuden tason ylläpitäminen. Monet uskovat edelleen moniajoon eli kykyyn tehdä monia asioita samanaikaisesti. Sähköpostien lukeminen ja aktiiviseen keskusteluun osallistuminen eivät onnistu samanaikaisesti. Osittainen osallistuminen työpajatyöskentelyyn tuottaa osittaiset tulokset. Tämä on haaste etätilaisuuksien vetäjille.

Etätyöpajojen ja -kokousten kestoa kannattaa harkita. Hankkeessa työpajojen kesto oli yleensä 3–4 tuntia taukoineen päivässä.

Työpajat onnistuvat myös etänä – Virtuaaliset työpajat ilman virtuaalisia tuloksia

Etätyöpajassa työskentely onnistuu parhaiten, kun jokaisella osanottajalla on oma etätyöpalveluistunto omalla koneellaan, vaikka istuttaisiin samassa tilassa. Tällöin työpajan vetäjä voi varmistua, että kaikki tulevat kuulluiksi ja ovat aktiivisia. Iso tila, jossa kaikki katsovat samaa näyttöä ja puhuvat samaan mikrofoniin, ei sovellu vuorovaikutteiseen työskentelyyn. Muualla olevat ihmiset eivät tiedä, ketkä ovat paikalla ja puhekin on yleensä epäselvää, kun puhutaan yhtä aikaa. Hyvä esimerkki oli valtuustosali, jossa aktiiviset henkilöt olivat edessä ja salin takaosassa muut. Takarivin panosta oli mahdoton huomioida.

Kaikissa työpajoissa, fyysisissä ja virtuaalisissa, on tärkeää, että aikataulut pitävät. Aina toivottuihin lopputuotoksiin ei päästä ja niitä voidaan tarkentaa yhdessä. Työpajan aikana on sovittava tulevista toimenpiteistä, vastuista ja aikatauluista.

Etätyöpajojen ryhmätyöt

Etätyöpajojen ryhmätyöt onnistuvat parhaiten, kun niiden tehtävät ovat selkeitä ja niihin on valmistauduttu ennalta. Liian avoimet ja laajat tehtävät johtavat epätietoisuuteen ja aikaa käytetään tehtävän ymmärtämiseen, eikä varsinaisen lopputuloksen tuottamiseen.

Ryhmätöiden vetäjillä tai puheenjohtajilla on suuri vastuu lopputuloksen tuottamisessa. Henkilöt näihin rooleihin kannattaa valita etukäteen ja käydä heidän kanssaan läpi ryhmätöiden tavoitteet ja tehtävät. Ajan säästämiseksi ryhmän vetäjä voidaan valtuuttaa valitsemaan ryhmälle sihteeri sekä tulosten esittelijät. Kaikille jäsenille on hyvä löytää tehtävät.

Nykyiset etätyöskentelyohjelmistot mahdollistavat etätyöpajoissa ryhmiin jakautumisen myös etänä. Fasilitaattorit pystyvät siirtymään helposti ryhmästä toiseen. Näitä hyviä ominaisuuksia kannattaa opiskella ennen työpajaa. Etätyöpaja ei ole paikka opetella uusia ohjelmistojen ominaisuuksia.

Etätyövälineet ja yhteydet kuntoon, niin osanottajat saadaan kuuluviin ja näkyviin

Kaikilla kokousten ja työpajojen osanottajilla ei ollut hyviä tietoliikenneyhteyksiä ja he osallistuivat vaatimattomien mobiiliyhteyksien kautta. Puheen kuuluvuus toimi, mutta osanottajien videokuvan käyttöä piti rajoittaa. Tämä olisi ollut tärkeää ensimmäisissä kohtaamisissa, kun osanottajat eivät vielä tunteneet toisiaan. Osanottajien etätyöskentelyohjelmistot toimivat hyvin. Niiden kaikkia ominaisuuksia ei tosin hyödynnetty.

Digiloikka koronaan kompastumatta

Hankkeen alussa olimme pakotettuja omaksumaan uuden työskentelymallin. Onneksi kaikilla hankkeeseen osallistuvilla oli hyvät valmiudet etätyöskentelyyn. Laitteet ja ohjelmistot olivat ajantasaisia. Kotona työskentelyssä rajalliset tietoliikenneyhteydet haittasivat joskus. Työtapana etätyöskentelyyn totuttiin nopeasti. Se oli varmasti monille hyvinkin tuttua jo aiemmin.

Hankkeen kannalta etätyöskentely mahdollisti monia hyötyjä. Matkustamiseen varattuja rahoja ei tarvinnut kaikkia kuluttaa. Työpajojen ja kokousten järjestäminen oli helpompaa ja joustavampaa, kun matkustamiseen ei tarvinnut varata erikseen aikaa. Tästä syystä työpajoihin oli helppo saada ulkopuolisia esityksiä. ICT-investointien tavoitellut hyödyt toteutuivat konkreettisesti.

Digitalisaatio mahdollistaa varmasti lisää etätyöskentelyn muotoja, joilla vuorovaikutus sekä asioiden innovointi ja kehittäminen on tehokkaampaa, helpompaa ja luontevampaa. Myös aineistojen luonteva yhdessä työstäminen etänä ja jakaminen toisi varmasti lisäarvoa.

Koronan ansiosta otimme hankkeessa digiloikan. Voittaessamme koronan emme toivottavasti palaa kokonaan vanhaan toimintamalliin, vaan hyödynnämme etätyöskentelyä ja pidämme yhdessä hauskaa – myös toistemme kohdaten.

Ari Ovaskainen, konsultti

Lisätietoja

Pirjo Männistö
Talousjohtaja
Kalajoen kaupunki
pirjo.mannisto(at)kalajoki.fi
+358 44 4691 378

Jaana Siitari
Johdon asiantuntija
Kuntien Tiera Oy
jaana.siitari(at)tiera.fi
+358 50 4839 926

Ari Ovaskainen
Konsultti
Ovaskainen Consulting Oy
ari(at)ovaskainenconsulting.fi
+358 50 3019 243

Jätä kommentti